Reglement Reiscommissie


als bedoeld in 18 van de statuten en artikel 8 van het Huishoudelijk Reglement en Reglement Commissies van Sportvereniging Delft-Ski.

DOEL en TAAKSTELLING

Artikel 1

1. De reiscommissie is belast met het opstellen van een reisprogramma en een begroting waarin de reissom per deelnemer wordt vermeld.
2. Het reisprogramma en begroting worden aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd.
3. Na goedkeuring door het bestuur is de commissie belast met verdere uitvoering van het reisprogramma.
4. Het reisprogramma en inschrijfformulier met reisvoorwaarden en reissom worden door de reiscommissie rechtstreeks aan de leden in een nieuwsbrief per e-mail gezonden en via de communicatiecommissie gepubliceerd op de website.

ORGANISATIE ALGEMEEN

Artikel 2

1. Eén van de leden van de reiscommissie wordt door het bestuur benoemd als coördinator.
2. De reiscoördinator is adviseur van het bestuur over alle aspecten omtrent de organisatie en realisatie van de reizen.

ORGANISATIE REIZEN

Artikel 3

1. De reisvoorwaarden (bijv. aanbetaling etc.) waaronder deelname aan de verenigingsreizen plaatsvindt, worden door het bestuur in overleg met de commissie vastgesteld.
2. Aanmelding voor een Delft-Ski-reis vindt plaats door invulling en ondertekening van het aanmeldingsformulier en toezending naar het commissie e-mail adres reizen@delftski.nl dan wel per post naar het op het aanmeldingsformulier vermelde adres.
3. Bij de inschrijving op een Delft-Ski-reis genieten leden van Delft-Ski 28 dagen voorrang vanaf het moment van publicatie.
4. In de reissom is een bedrag ter bestrijding van onkosten opgenomen, zoals vermeld in artikel 6.
5. Betalingen (inschrijfgeld en restant reissom) geschieden uitsluitend door overmaking van het verschuldigde bedrag op de bankrekening van Delft-Ski Reizen.
6. Deelnemers onder de 18 jaar dienen onder begeleiding te staan van de ouders of verzorgers.
7. De reiscommissie verstrekt voor aanvang van de reis de deelnemerslijst aan de reisleider en deelnemers van de verenigingsreis.
8. De reiscommissie stelt een deelnemerslijst op ten behoeve van het bestuur.
9. De reis wordt begeleid door een reisbegeleider van Delft-Ski. De reisbegeleider wordt aangezocht binnen de leden van de reiscommissie of het bestuur.
10. Indien binnen de commissie of het bestuur geen reisbegeleider beschikbaar is, stelt de commissie een reisbegeleider in overleg met het bestuur aan die deel uitmaakt van de Delft-Ski-reis.
11. De reisbegeleider kan worden bijgestaan tijdens de reis door de penningmeester als financieel assistent.
12. Voor de reisbegeleider is een omschrijving opgemaakt van taken en verantwoordelijkheden, welke is aangehecht als bijlage aan dit reglement en daarmee deel uitmaakt van dit Reglement.

OVERSCHOT SKI-REIZEN

Artikel 4

Het bedrag met een maximum van € 2000,- dat, na betaling van alle aan de reizen gerelateerde betalingen overblijft, wordt gereserveerd voor een volgende ski-reis in de begroting van Delft-Ski.

FINANCIEEL OVERZICHT

Artikel 5

1. De penningmeester ontvangt alle inschrijvingen van de reis en informeert de reiscoördinator omtrent de reisbetalingen.
2. De bankrekening van Delft-Ski Reizen wordt alleen gebruikt voor de verenigingsreizen. De reiscommissie heeft slechts inzage in deze rekening. De penningmeester is de enige gemachtigde die via deze bankrekening de reizen kan betalen.
3. De penningmeester houdt een financieel overzicht bij van de ontvangen inschrijfgelden en restant reissommen van de deelnemers.

VERGOEDINGEN

Artikel 6

1. Jaarlijks stelt het bestuur een maximum bedrag vast als een vergoeding voor de vergaderkosten van de commissie.
2. Uitgave van porti-en telefoonkosten worden onder overleg van een gespecificeerde declaratie vergoed.
3. Uitgaven van leden van de reiscommissie gerelateerd aan de organisatie van de reis worden onder overlegging van een gespecificeerde declaratie vergoed.
4. De kosten van vervoer van een Delft-Ski-reis worden voor de reisbegeleider en financieel assistent vergoed.
5. Deze kosten worden gedekt uit een opslag in de reissom of indien van toepassing uit de verkregen kortingen zoals bijv. een vrijplaats in een hotel.
6. Indien de reisbegeleider tijdens de Delft-Ski-reis onevenredig veel tijd kwijt is aan het oplossen van problemen (ongevallen, ziekte e.d.) van één of meerdere deelnemers, kan het bestuur besluiten de reisbegeleider een gehele of gedeeltelijke restitutie van de reissom te geven.

Slotbepaling

Artikel 7

1. Het reglement reiscommissie is vastgesteld in de algemene ledenvergadering op 10 december 2017 en treedt onmiddellijk in werking.

 

 

Taakomschrijving van de reisbegeleider Delft-Ski-reizen (m/v)

Algemeen:
De reizen, aangeboden aan de leden van Delft-Ski, worden georganiseerd in samenwerking met een betrouwbare en deskundige reisvereniging / touroperator welke aangesloten is bij ANVR / SGR.

Hierbij kan en mag verwacht worden dat de volgende zaken reeds door de touroperator in samenwerking met de reiscommissie voor de aanvang van de reis zijn geregeld
• Touroperator zorgt dat de bestelde en betaalde skipassen klaar liggen in het geboekte hotel. Hierbij moeten voordat de reis begint duidelijk alle kortingen zoals kinder- en ouderenkorting geregeld en duidelijk zijn.
• Touroperator verstrekt voor vertrek een lijst van de hotelkamernummers voor de deelnemers zodat verwacht kan worden dat er geen overboekingen kunnen plaats vinden. De indeling en bezetting van de kamers wordt door de reiscommissie geregeld. Deze lijst wordt voor aanvang van de reis door de touroperator aan het betreffende hotel gefaxt en een kopie aan de reisleider overhandigd.
• Touroperator vermeldt ruim voor vertrek of er eventueel avondactiviteiten in en rond het hotel gehouden (kunnen) worden en vermeldt tevens de extra kosten van deze activiteiten. De reiscommissie kan nu, na overleg met het bestuur, de reisbegeleider vragen om één of meerdere activiteiten te regelen met het betreffende hotel en/of skischool. De reiscommissie zorgt er dan voor dat de reisbegeleider voldoende financiële middelen bij zich heeft om deze eventuele extra activiteit(en ) cash te betalen. Zou de touroperator niet instaat zijn om bovenstaande zaken te regelen dan moet de reiscommissie, in overleg met het bestuur, besluiten om geen gebruik meer te maken van deze touroperator.

Wat de reisbegeleider mag verwachten

De reisbegeleider van Delft-Ski is te allen tijde een vrijwilliger en er mag en er kan niet van hem worden verwacht dat er sprake is van een professionele reisleider en dat hij als zodanig moet optreden. Voordat de reis begint, worden aan hem door de reiscommissie de volgende gegevens verstrekt:
• Deelnemerslijst (kopie lijst in bezit van reiscommissie). Op deze lijst vermelden:
• Telefoonnummers van die personen die gebeld moeten worden in noodgevallen
• Gegevens bij welke organisatie de deelnemer is verzekerd en SOS telefoonnummer van die organisatie
• Speciale wensen, zoals dieet etc. van de deelnemer.
• Lijst met hotelkamernummers en de indeling.
• Gegevens van de plaatselijke avondactiviteiten door hotel en/of VVV en/of skischool. Eventueel de vraag om één of meer activiteiten te regelen. De financiële middelen hiervoor worden aan hem meegegeven.
• Gegevens betreffende eventueel aanwezige hostess in de plaats van bestemming.
• Gegevens waar de bestelde skipassen voor de deelnemers gereed liggen en afgehaald kunnen worden.

De deelnemers zijn op de hoogte gebracht van:

• Het feit dat de reisbegeleider niet de functie van reisleider bekleedt.
• Verwacht kan en mag worden dat iedere deelnemer zijn normale verantwoordelijkheden kent en heeft! Wat kan en mag van de reisbegeleider worden verwacht:
• Voor vertrek heen- en terugreis controleert hij aan de hand van de deelnemerslijst of alle deelnemers aanwezig zijn en zij de benodigde reisdocumenten (paspoort/IDkaart) bij zich hebben.
• Tijdens de reis naar en van bestemming controleert hij of iedere deelnemer aanwezig is na gehouden tussenstops
• Hij bespreekt tijdens de heen en terugreis met de buschauffeur dat de normale huishoudelijke bus regels vermeld worden door de betreffende chauffeur. Hierbij moeten ook de geplande reisroute, tijden en tussenstops vermeld worden.
• Bij aankomst stelt hij zich voor aan de hotelmanager en vermeldt dat hij het centrale aanspreekpunt is voor de groep. Hij vermeldt daar wel bij dat hij geen verantwoordelijkheid draagt voor calamiteiten welke eventueel door één of meerdere deelnemers veroorzaakt worden.
• Hij controleert met de manager van het hotel of de tafelruimte voldoet voor de gehele groep.
• Hij vermeldt eventuele verkregen informatie betreffende tijdstippen maaltijden, aanvullende bijzonderheden van het skigebied, afhalen skipassen, avondactiviteiten etc. aan de deelnemers.
• Hij regelt de eventuele avondactiviteiten welke voor aanvang van de reis waren doorgesproken.

• Hij mag of kan als activiteiten coördinator optreden als er speciale wensen uit de deelnemersgroep komen, b.v. inhuren skileraar voor een toertocht.
• Hij bedankt het hotelmanagement voor vertrek en tijdens de terugreis de chauffeurs van de bus.
• Hij verzoekt één van de deelnemers om een reisverslag te schrijven voor publicatie op de website van de vereniging.
• Hij brengt na thuiskomst verslag uit aan de reiscommissie betreffende de afgelopen reis. Bij ongevallen of ziekte neemt hij de leiding om:
• het thuisfront te informeren.
• de reiscommissie en het bestuur te informeren.
• de SOS nummers in Nederland te informeren. NB ieder groot skigebied heeft een pistedienst voor ongevallen. Zij begeleiden de patiënt van de piste en voordat men het weet ligt de patiënt reeds rustig ingepakt in de ambulance.
• contact met de patiënt te organiseren.

© Copyright Delftski - Rene du Chatenier Fotografie