van Sportvereniging Delft-Ski als bedoeld in artikel 18 van de statuten en artikel 8 van het Huishoudelijk Reglement en Reglement Commissies van Sportvereniging Delft-Ski.
DOEL EN TAAKSTELLING
Artikel 1
- 1. Organiseren van activiteiten ten behoeve van de leden, om de betrokkenheid met Delft-Ski en de sociale band tussen de leden van Delft-Ski te versterken c.q. te vergroten.
- 2. De activiteitencommissie is belast met het opstellen van een activiteitenprogramma met daaraan gekoppeld indien van toepassing een begroting.
- 3. Na goedkeuring door het bestuur is de commissie belast met verdere uitvoering van het activiteitenprogramma.
ORGANISATIE ALGEMEEN
Artikel 2
- 1. Eén van de leden van de activiteitencommissie wordt door het bestuur benoemd als coördinator.
- 2. De activiteitencoördinator is adviseur van het bestuur over alles wat met de activiteiten te maken heeft.
ORGANISATIE ACTIVITEITEN
Artikel 3
- 1. De commissie kan zich laten bijstaan door “vrijwilligers” uit het ledenbestand.
- 2. Bij inschrijven op activiteiten genieten leden van Delft-Ski voorrang.
- 3. Na overleg met het bestuur kan worden besloten dat bepaalde door haar te organiseren activiteiten ook voor niet-leden van Delft-Ski toegankelijk zullen zijn.
- 4. Een commissie dient voor iedere te organiseren activiteit een activiteitenplan met, indien aan activiteit kosten zijn verbonden, begroting in bij het bestuur.
- 5. Het activiteitenprogramma wordt via de commissie communicatie door middel van de ter beschikking staande (digitale) communicatiemiddelen met de leden gecommuniceerd.
- 6. Eventuele wijzigingen van geplande activiteiten dienen zo spoedig mogelijk aan het bestuur te worden gemeld en eveneens zo spoedig mogelijk te worden gecommuniceerd per e-mail of vermelding op de website.
- 7. Betalingen (o.a. deelnemersgelden) die vooraf geschieden uitsluitend door overmaking van het verschuldigde bedrag op de bankrekening van Delft-Ski.
- 8. Bij contante betaling stelt de commissie een deelnemerslijst op ten behoeve van de penningmeester met daarop vermeld de namen en contante betaling van de deelnemers.
- 9. Bij een verenigingsactiviteit is altijd een commissie- en/of bestuurslid, of een daartoe gemachtigde aanwezig.
FINANCIEEL OVERZICHT
Artikel 4
- 1. De penningmeester verstrekt aan de commissie op verzoek een financieel overzicht met betrekking tot ontvangen inschrijfgelden en restant bedragen.
- 2. De penningmeester verstrekt een week na sluiting van de inschrijfdatum maar voor aanvang van de activiteit een deelnemerslijst en betalingsoverzicht aan de begeleid(st)er van de activiteit.
- 3. Binnen één maand na afloop van de activiteit dient de betreffende commissie een verslag in met daarin vermeld het verloop en indien van toepassing een financieel verslag aan te bieden aan het bestuur.
VERGOEDING
Artikel 5
- 1. Jaarlijks stelt het Bestuur een maximum bedrag vast als een vergoeding van de
vergaderkosten.
- 2. Uitgaven van activiteit gerelateerde kosten worden onder overlegging van een
gespecificeerde declaratie vergoed.
- 3. Op verzoek kan de commissie beschikken over een permanent voorschot voor
kleine uitgaven.
Slotbepaling
Artikel 6
- 1. Het reglement activiteitencommissie is vastgesteld in de algemene ledenvergadering op 10 december 2017 en treedt onmiddellijk in werking,
Delft, 10 december 2017